shackspace wiki

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====== EasterHegg 2014 ======
{{tag> event conference}} 

====== Das Wichtigste ======

Wir haben den Zuschlag :)

==== Offene Punkte-Liste =====
^Thema^Verantwortlich^Zieldatum^Feedback^Kommentar^
|Konto|Rince|05.03.2013|informancer fragt an|Sollte getrennt laufen von CCCS-Ausgaben|
|Logo|Skyr|15.3.2013|Ideal für Abschlußveranstaltung EH2013||
|Flyer|||Ideal für Abschlußveranstaltung EH2013||
|JuHe-Bettenkontingent|Rince|30.3.2013|Frage an EH-Orgas wie es bei ihnen lief||
|Versicherung|Jan+heavy|30.11.2013||
===== Das Grobe =====
[[http://www.easterhegg.eu/2012/11/easterhegg-2014-call-for-candidature/|Call for Candidature]]

|Datum |17.04.2014 bis 21.04.2014 |
|Bewerbungsdeadline |01.02.2013 |
|Veranstalter |CCCS (Support durch shackspace) |
|Orga (Core) |rince, bine, bronsen, [[leute:hadez]], timm, lain, rash, jan, stephan, informancer |
|Orga (AUX) |horn, heavy, dave, SQUelcher, Nicolas (NOC, Bau, Logistics), MrBauer, h0uz3 |
|Orga Pad |[[https://eh2014shack.piratenpad.de|eh2014shack.piratenpad.de]] |
|Orga Mailingliste |[[https://lists.shackspace.de/mailman/listinfo/eh2014-orga|eh2012-orga@lists.shackspace.de]] |
|Öffentliche Mailingliste |[[https://lists.shackspace.de/mailman/listinfo/eh2014|eh2012@lists.shackspace.de]] |
|genereller Termindoodle |[[http://doodle.com/xuwunfmf5ft7s4pc|eh2014 orga treffen]] |
|Orga-Treffen|[[event:2014:eh2014:orga:meeting:20121212]] |
===== TODO =====
^Was ^Bis wann? ^Wer ^Erledigt ^Ergebnis ^
|Anfrage an Kulturhaus Arena wg. Location ([[https://eh2014shack.piratenpad.de/1|Pad]]) |30.11.2012 |hadez |03.12.2012|20121210: Wir haben die Option, Angebot folgt.\\ 20130107: Angebot steht noch immer aus, keine Antwort auf Ping vor den Feiertagen, erneut gepingt\\ 20130109: telefonat mit herr avci, zusage fuer angebot bis freitag (uebermorgen)\\ 20120110: mail bekommen mit rueckfrage und bitte um telefonat zur klaerung einiger details\\ 20120114: mit herrn binici treffen am morgigen dienstag 20120115 um 1845 vorort abgemacht|
|Anfrage weitere alternative Locations - Wilhelmspalais? | 31.12.2012 | Rince | Wird voraussichtlich umgebaut, aber scheinbar verzögert sich das, damit können wir aber nicht arbeiten |
|Anfrage weitere alternative Locations - Stadtbücherei? | 31.12.2012 | Rince | Ungeeignet für EH2014 |
|Anfrage weitere alternative Locations - Max-Bense-Saal? | 31.12.2012 | Rince | Unggeignet für EH2014 |
|Klärung der Finanzierung | | | |
|Abklärung ob Vorbedingungen (z.b. Brandschutz) okay sind | |  | |
|Erarbeitung des Konzeptes | |  | |
|Liste benötigten Equipments/Materialien/... erstellen | | | |
|Verantwortliche für Bereiche festlegen | | | |

A/V Equipment
^Was? ^Wen fragen? ^Wer hat Kontakt? ^
|Videoequipment | http://www.msn-ev.de/ |hadez |
|Sound |AK Cräsh | |
|Sound |Arena | |
|Licht |AK Cräsh | |
|Licht |Arena | |

Netzwerkequipment
^Was? ^Wen fragen? ^Wer hat Kontakt? ^
|Switches (wieviel?) | | |
|LAN Kabel (wieviel? wie lang?) | | |
|Standleitung / Uplink fuer 4 Tage | | |
|WIFI APs | | |
|Router | | |
===== Orga-Brainstorming =====
  * Rechtliche Rahmenbedingungen
    * Anmelden der Veranstaltung
    * Veranstalter-Versicherung
    * Sanis vor Ort? Feuerwache?
      * --> cert https://cert.ccc.de
      * CERT hätte wie gerne einen abschließbaren Raum mit Krankenliege, als Materiallager und Ruheraum für die Nachtschicht
    * Brandschutzbegehung, Fluchtwege

  * Location
    * 24/4-Zugang
      * Ab wann können wir aufbauen
    * Vortragsräume (mind. 3 Workshop/Talk-Räume)
    * Hackcenter
      * Tische, Stühle, Strom, Netzwerk
    * Lounge
      * Wichtig, Frühstück, Essen
      * Kann auch Kombi mit Hackcenter sein, wenn groß genug
    * Sitz-, Steh- und Aufenthaltsmöglichkeiten
    * Raum für Essensversorgung (Essensausgabe, Lager- und Kühlmöglichkeit, evtl. Küche)
    * Netzanbindung
      * Netz: Wenn Hochschule in der Gegend ist, kriegen wir über BelWue 622Mbit.
    * Essens- und Übernachtungsmöglichkeiten in der Umgebung
    * Vorfinanzierung
    * Versicherung
  * Anmeldungen Teilnehmer
    * Registrierung
    * Management Zahlungseingang
    * Namensschilder
  * Kommunikation
    * intern während der Veranstaltung
    * extern vor, während und nach der Veranstaltung
  * Vortrags-Orga
    * Tip: Pentabarf scheint schmerzhaft zu sein
    * Ausschreibung (CFP)
    * Einreichungen entgegennehmen
    * Programmkomittee, Auswahl, Zusagen
    * Was tun bei spontanen Ausfällen/Änderungen?
  * Vorträge und Vortragsräume
    * Mikrofonierung
    * Beamer, etc.
    * Aufzeichnung
    * Livestreaming
    * An- und Abmoderation, Moderation der Fragen
    * Eintreiben der Folien und Unterlagen
  * Verpflegung
    * Frühstück
      * Frühstücks-Flat
      * "Früh" ist relativ :-) Eher so 8-18h (darf gegen Ende ausgehen)
    * Heiße Hauptmahlzeit
    * Vegetarier berücksichtigen
    * Nachschub-Planung: Wo bekommt man im Falle eines Falles So/Mo Nachschub her (Brötchen, etc.)?
    * Kühlung der Vorräte
    * Professionelle Aufschnittmaschine + Vorbereitung reduziert Streß ungemein
    * Alkfreie Getränke
      * Ein Getränke-Großhändler in Vaihingen hat Club Mate und andere "Exoten", evtl. kann man da Komissionsware bekommen
      * Auto / Sprinter für Transport benötigt; Carsharing
    * Bar am Abend
    * "Sperrstunde" bzgl. Alkoholika?
  * Security-Engel
    * "Recht und Ordnung"
    * Ansprechpartner für alle Eventualitäten
    * Funkgeräte zur Kommunikation (auch mit NOC, Kasse, Bar, Restorga)
  * Sanitär-Service-Team
    * Selbermachen oder machen lassen...
    * Regelmäßiger Nachschub an Papier und Handtüchern
    * Putzen...
  * Netzwerk/NOC
    * LAN auf den Tischen im Hackcenter
    * WLAN
    * VPN nach Berlin war aus der Schweiz unzuverlässig; Emfpehlung: Selber BGP machen
    * Infobeamer o.ä. für Ankündigungen
      * Cool wäre: Virtuelles Anschlagbrett
      * Gibts auf jedem Demoscene Event und auf der GPN gabs auch was derartiges
    * Cool wäre: Lokaler git-Server (gitorious oder sowas, bei dem eine Repo-Übersicht browsebar ist)
    * Cool wäre: Lokaler IRC-Server (dcc effizient...)
    * Abuse-Kontakt
  * POC
    * Kosten?
    * Nötig?
  * Amateurfunker
    * Antennen aufstellbar?
    * Kabelwege von einem Funkerraum/bereich nach aussen?
  * Rahmenprogramm
  * Merchandise-Artikel
    * T-Shirts, Hoodies
    * Tassen (eine Gratistasse für Dauerticketbesitzer, berechtigt zur Teilnahme an der Frühstücksflat, am Ende der Veranstaltung kann der Rest verkauft werden)
  * Finanzen und Versicherung
    * Ausreichend Puffer für unvorhergesehenes einplanen (z.B. Feueralarm in .ch...)
  * Auf- und Abbau
    * Müllentsorgung