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Team Events

Ursprünglich allein von hadez gestämmt besteht das Team Events zur Zeit aus:

  • Timm, Übernahme von hadz
  • makefu, seit Mai 2017

Neue Events können über die Mailing-Liste events@lists.shackspace.de angefragt werden.

Neuausrichtung Events Team

tl;dr:

Der Scope ist aktuell begrenzt auf folgende Tätigkeiten:

  • Beantwortung und Weiterleitung von Anfragen auf events@shackspace.de an die mailing-liste
  • Blocken und Synchronisieren von Events auf dem Event-Kalender
  • Copy-Paste von Texten welche von Externen für Blog-Einträge geliefert wurden (siehe Event-Policy)
  • Zentrale Anlaufstelle zu Fragen, die die Planung von Events im shackspace betreffen.
  • Hilfe bei der Suche von möglichen Keyholdern für Events

Der aktuelle Scope bezieht sich derzeit nicht auf folgende Tätigkeiten:

  • Keine Übernahme der Aufgabe des Key-Holders, wenn sich kein Key-Holder finden sollte.
  • Aktives planen von Events für externe, das Events-Team schlägt höchstens offene Termine vor. Die Planung eines Events kann jedes Mitglied des shackspace übernehmen.
  • Leute anhubeln Events im shack zu veranstalten
  • Umbau der shackspace web infrastruktur um die Eventsverwaltungssoftware cooler zu machen → siehe Admin Team
  • Aktive PR Arbeit, also Poster aufhängen oder extern Anfragen ob über den shack berichtet werden soll
  • Verfassen von Blogeinträgen für die Ankündigung des Events
  • Keine Pflicht zur Anwesenheit beim Event

Das Events-Team sucht Member welche sich berufen fühlen die o.g. Tätigkeiten auszufüllen. Solltest du einen der Punkte gerne an dich nehmen wollen so wende dich an einen der Member im Events-Team oder schreib eine Mail an events@shackspace.de.

Lange Ausführung:

Welches Ziel hat das Event-Team?

Die Events-Team beantwortet Anfragen von Externen oder neuen Mitglied die zum ersten Mal ein Event veranstalten möchte oder vor haben ein nicht wiederkehrendes Event auszurichten. Leute vom Event-Team nehmen den ersten Kontakt auf. Wir liefern die notwendige Informationen, damit die Planung selbstständig von dem Anfragengenden durchgeführt werden kann. Wenn es notwendig ist, dass Mitglieder des shackspace in der Planung involviert werden, dann wird die Anfrage entsprechend an die Mitglieder-Mailingliste weitergeleitet. Der Termin wird geblockt und Terminkonflikte werden versucht vom Events-Team zu lösen.

Ziel des Event-Teams ist es, den Externen oder neue Mitglieder soweit anzuleiten, dass sie mit unseren Planungsprozessen (Blogeintrag, Terminblockierung, Werbung) vertraut sind. Und dass sie unsere Mitglieder und Key-Holder kennen lernen. Zukünftige Planungen können dann selbstständig durchgeführet werden.

Für regelmäßige Events sollten sich Key-Holder motivieren lassen, die bereit sind, das Event zu unterstützen. In Zukunft wird es möglich sein, dass jeder Key-Holder einen Raum bzw. den kompletten shackspace zu allokieren.events.shackspace.de ist hier die Addresse für den self-service (PSA folgt). Dieser Key-Holder ist dann für das Event verantwortlich und muss im Endeffekt dafür sorgen, dass er oder eine Vertretung anwesend ist.

Für regelmäßige Events ist es also nicht (mehr) notwendig, das Event-Team zu kontaktieren. Durch die Regelung, dass Externe in unseren Verein eingebunden werden, gibt es ein gegenseitiges Benefit.

Die events@shackspace.de Mailing-Liste

Die Mailing-Liste bildet den zentralen Anfragepunkt für Externe, welche events in den Räumlichkeiten des shackspace veranstalten wollen.

Hier antworten das Events-Team auf anfragen und koordiniert mit den Anfragenden mögliche Termine. Zudem wird darauf Hingewiesen was für ein Event notwendig ist (Keyholder, Text für Blog Post, Übernachtungsmöglichkeiten).

Für die Keyholder findung wird an die Public-Mailingliste verwiesen.

Event Einreiche Prozess

Es gibt zwei Arten von events: „öffentlich“ und „privat“.

Ein Event ist öffentlich sobald zu dem Event in Social Media Kanälen (Faceboo, Twitter, Instagram, Reddit, Zeitungsannounce, IRC, Usenet, Broadcast-Fax, … ) zur partizipation ausgerufen wird. Zusätzlich sind automatisch alle Events öffentlich die entweder im Seminarraum oder OR2 durchgeführt werden.

Die Inhalte zu dem Blog Eintrag sind von den Veranstaltern zu liefern. Wird das event extern gemanaged (z.b. Super Smash Bros Tournament) so sollte explizit in dem Post hingewiesen werden, wo das Event verwaltet wird bzw wie man teilnehmen kann. Ein Bild für das Event ist wünschenswert, aber nicht zwingend notwendig.

Die Inhalte können an events@shackspace.de im markdown oder wordpress markup versandt werden.

Private events können ungeachtet der Auflagen für öffentliche Events angefragt werden

team/events.txt · Zuletzt geändert: 2019-02-10 23:23 von horn